教你寫出一封有效的存證信函

在遇到租賃糾紛、工程延宕、債務催收或婚姻爭議時，許多人常聽到「寫封存證信函給對方」這個建議。但什麼是存證信函？它有什麼法律效果？要怎麼寫才具備效力？本文將一一為您說明。

一、什麼是存證信函？

存證信函是透過中華郵政所提供的「雙掛號」郵件服務，由寄件人將書面內容寄送給對方，並以內容完全相同的副本留存郵局備作證據者，以留下法律上可供證明的紀錄。簡單來說，就是讓對方收到內容明確的通知，並留下「有寄出、有收件」的證明，方便未來進入法律程序使用。

二、存證信函有什麼功能？

Ø  通知、催告對方

如：租金逾期催討、要求限期履約、解除契約等。

Ø  保留證據

未來若提起訴訟，存證信函可做為對方已知情的證明。

Ø  避免爭議擴大

以書面明確通知，有助釐清雙方立場與義務。

Ø  中斷時效

根據《民法》第129條，書面請求可中斷時效，避免請求權因時間消滅。

三、存證信函常見用途

Ø  房東通知房客限期給付租金、搬遷

Ø  工程案件業主催告承包商限期完工

Ø  債權人催收借款

Ø  婚姻財產分配協商

Ø  員工因勞資爭議請求雇主給付款項

四、如何撰寫存證信函？

撰寫時建議遵循以下架構：

1. 信件開頭的資訊

寄件人姓名、寄件人地址、收件人姓名、收件人地址

2. 事實陳述

說明事件背景、雙方關係與爭議起因

3. 法律主張

明確表達自己的立場與主張（如：要求還款、解除租約等）

4. 具體請求

限期完成某項行為、或明示後果（如：未改善將提告、未履行將解約）

5. 結語與保留權利

禮貌語氣結尾，例如「敬請配合，否則將依法處理」，以及留下聯絡方式。

五、範例（租賃關係）

主旨：租金催繳通知

本人與台端簽訂租賃契約，承租物位於台北市OO區OO路OO號，租期自民國112年1月1日至113年12月31日，月租新台幣15,000元整。

然台端自113年4月起已連續二月未繳納租金，經多次催繳無果。

依據《民法》第440條規定，若租金逾期二月即構成契約終止事由。

茲通知台端，應於文到後五日內繳納租金，否則本人將依法終止租賃契約，並請台端搬離承租處所。如屆期未給付租金且未搬遷，本人將依法訴請民事訴訟，並請求租金及違約損害賠償，特此通知。

六、寄送方式與注意事項

1. 請至郵局辦理「雙掛號＋回執聯」的存證信函服務。

2. 請將信件內容一式三份，一份交郵局存證，一份寄給對方，一份自己留存。

七、存證信函格式下載:

存證信函須用郵局規定的格式用紙，請向郵局洽購；如使用電腦自製者，紙張尺寸可用A4紙，中華郵政並提供有格式可供下載編輯:

https://www.post.gov.tw/post/download/存證信函格式11010.docx

八、總結

存證信函雖然不是提起正式訴訟，但在法律上具有「通知、保留證據、表達主張」的重要功能。撰寫時應理性、具體、清楚，並依法保留自己權利。若內容涉及複雜法律關係，建議諮詢律師協助撰寫，讓您的主張更具效力。